Dicas técnicas e de comportamento para uma boa video chamada

Atualizado: Jul 16

Escritórios remotos e comunicações à distância são a nova tendência mundial, não somente entre pessoas mas em especial nos relacionamentos de negócios.





Às pressas, várias pessoas que não estavam acostumadas ao trabalho à distância, tiveram que adaptar sua postura, sua casa, seu modo de falar e principalmente os equipamentos em casa para que o trabalho pudesse ter continuidade. Mesmo assim, alguns detalhes importantes podem passar desapercebidos entre os participantes da vídeo – seja em uma reunião, evento ou treinamento – e que podem ser percebidos do outro lado, causando até desconfortos profissionais e críticas. Em outras palavras, passam uma imagem ruim aos interlocutores.

Para auxiliar os profissionais nesse momento e que, muito provavelmente possa virar uma prática de mercado, trazemos aqui um pouco da nossa experiência em participações de reuniões por video.

Uma pesquisa recente da empresa de consultoria Randstad, demonstrou que 7 a cada 10 pessoas gostariam de continuar a trabalhar em home office. As multinacionais famosas – Google, Facebook, Microsoft, entre outras – já haviam adotado o trabalho remoto entre os funcionários há algum tempo. Com a pandemia, pesquisa realizada em vários países, entre eles o Brasil, também demonstrou que 77% das PMEs adotaram esse novo modelo (Fonte: Revista PEGN – Matéria de 14 de Maio 2020) e o Brasil possui a maior proporção desta tendência.

Realizar uma vídeo chamada não é simplesmente sentar-se à frente do computador, mas a atenção em vários detalhes são fundamentais. Portanto, vamos lá:

1. Luz

Quantas vezes você já acompanhou algum colega e o ambiente estava escuro e não conseguia ver o rosto do participante? Esse é um erro que pode ser considerado básico, mas passa muito desapercebido entre os profissionais.

Nem sempre um lugar com claridade resolve isso, mas sim, o seu rosto em frente a uma janela. Se a iluminação, estiver atrás ou no teto, o reflexo da luz irá provocar justamente esse efeito de escuridão do rosto. Segue nossas dicas para melhorar a qualidade da sua imagem na vídeo:


- Procure sentar-se de frente para um janela;

- Em ambientes mais escuros, utilize um abajur atrás da tela e em frente ao seu rosto;

- Sempre faça um teste com a câmera antes de ingressar em uma chamada.

2. Qualidade de banda / internet

É comum atribuir a falta de qualidade da vídeo ao software que está utilizando.

A maioria das falhas, normalmente congelamento do vídeo, atrasos de voz, efeito sonoro de “robotização” ou falhas na escuta pelo(s) receptor(es) da chamada, estão diretamente ligados a qualidade da conexão. Se, em home office, sua conexão está sendo usado para: Netflix, Youtube, home schooling e você ainda precisa fazer uma chamada, certamente a qualidade da voz e do vídeo ficarão comprometidos. E isso é causado pela largura de banda da sua internet, não pelo software/plataforma em questão.

É comum em software de vídeoconferencia como a Zoom e GoToMeeting, por exemplo, possuírem uma ferramenta para habilitar vídeo em HD ou mesmo interromper a imagem da câmera, onde o consumo é da banda é mais alto. Nossa dica é:


- Verique a banda de internet contratada;

- O ideal seria de no mínimo 1MB de dowload e 1 MB de upload, com latência inferior a 100ms;

- Se tiver problemas com instabilidade da vídeo, desabilite a câmera e também a chamada em HD.


3. Redução de Ruídos do Ambiente – Noise Block

Muitas pessoas não tem um escritório apropriado para o trabalho em casa, ou mesmo um espaço individual. Portanto para amenizar as questões de ruído do ambiente, é necessário o “noise block”. Quem já não participou de uma chamada com o latido do cachorro, o som do micro-ondas, ou da criança brincando ao fundo?

Alguns softwares (Teams, Zoom e GoToMeeting) possuem essa ferramenta para auxiliar e atenuar os ruídos do ambiente, melhorando assim, a qualidade da chamada entre você e os demais participantes.

Dica:

- Não utilizar software livre ou sem custo, além de não terem essas ferramentas, você pode ter que aguentar propagandas indesejadas aparecendo no meio da chamada.

4. Outras Ferramentas Técnicas

Para garantir uma qualidade imprescindível como se você estivesse no escritório da empresa, alguns outros componentes são necessários para garantir a qualidade da sua reunião, ou do seu evento, ou treinamento. São elas :

Webcam: escolha uma câmera de boa qualidade. Muitas vezes utilizamos a câmera do notebook/computador, porém não é possível garantir uma boa transmissão. Existem algumas marcas no mercado que podem cumprir a função e não são onerosas.


Headset : prefira a utilização dessa ferramenta ao invés do microfone do celular. A garantia da saída de voz é muito melhor. Muitos fones por serem transportados em mochilas, bolsas e etc... acabam sendo danificados internamente e causam falhas ao longo do tempo.


Background: existem softwares que proporcionam um fundo com algumas opções – o Zoom é um deles – para que você possa personalizar sua chamada.


Segurança: essa parte é fundamental e é também responsabilidade do usuário. De nada adianta a criptografia do software de vídeo chamada, se o usuário não tem uma proteção na sua máquina. E isso serve para a proteção da sua máquina com todos os documentos como um todo. Mesmo que sua empresa possua um sistema de segurança ao utilizar a VPN, a recomendação é sempre ter um software de segurança em casa.


Compartilhamento de arquivos da tela: observe quais documentos você está trabalhando no momento da chamada. Algumas plataformas não permitem que você escolha o arquivo que irá compartilhar e seu desktop poderá ser visto pelos demais participantes. Caso seja esse seu caso, tenha certeza que você deixou abertos os documentos e informações que não comprometam o sigilo na hora de participar de uma reunião, um evento online, ou ministrar um treinamento por vídeo.


Integração com legado de equipamentos – (HIP H323): na hora de escolher a melhor plataforma que irá atender as necessidades da sua empresa, verifique se o software escolhido possui integração com os demais equipamentos que eventualmente sua empresa já tenha adquirido para salas de reunião.


5. Imagem: Marca Profissional e Pessoal

Apesar de estar trabalhando em home office – e atualmente a grande maioria das pessoas estão – ninguém precisa saber que você está de pijamas. É importante continuar se preocupando com sua imagem profissional na hora de uma vídeo chamada. Portanto, escolha um visual que vá de encontro à sua profissão e possa passar seriedade aos seus interlocutores. E isso também vale estar com cabelos e maquiagem em ordem (no caso das mulheres...rsrsrs).

6. Logo da Empresa

O branding é composto por várias formas de ação junto ao seu público-alvo. Seja ele interno ou externo. Sempre que possível, coloque a logomarca no background da sua vídeo chamada para demonstrar a empresa a qual você representa. Isso também transmite seriedade e confiabilidade aos participantes.

Boas reuniões e eventos online! Em breve, mais posts aqui !









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